一、市區範圍内機要文件交換：
(一)交換單位：省直、市直、區直，在哈中直、大專院校、哈鐵路局、駐哈部隊、大型國(guó)有企業等參加交換的單位。
(二)交換時(shí)間:每周一、三、五下午2：00-3：30去哈市機要交換站參加文件交換。文件當日即可送到收文單位。
(三)禁止交換的文件物品：絕密文件（按保客規定專人、專車送取），公開(kāi)出售的書報、雜志、明信片、賀卡，私人郵件、錢币、有價證券，及其它不準進(jìn)行交換的物品。
(四)要求：交換的文件，做到信封封面(miàn)整潔，封面(miàn)要用鋼筆正楷書寫收件單位全稱，并用漿糊封口，字迹工整。
(五)文件交寄手續：普通信件可直接送到學(xué)校辦公室文印室文件交換櫃内，重要文件需在信封右上方編号标明秘級，由文印室工作人員簽字交接（機要郵寄交接手續與此相同）。交換取回的文件當日投遞到文印室各單位文件櫃内，請各單位及時(shí)取件。
(六)費用：免費
二、國(guó)内範圍内機要郵寄：
(一)寄遞範圍：黨、政、軍、民主黨派、團體、企事(shì)業單位等縣團級以上單位。
(二)準寄文件範圍：有關黨和國(guó)家的文字機密，如文件、信函檔案，密碼資料、圖表、書刊等，帶有文字機密的物品，如印信、音像制品、照片、照片底闆、印闆等。
(三)信封必須用毛筆、鋼筆和圓珠毛書寫清楚規範。
(四)收寄件單位名稱要書寫清楚，除黨、政、軍保密單位外其它單位還(hái)應寫明單位詳細地址和郵政編碼。
(五)不得用郵政信箱或街道(dào)門牌代替收寄件單位名稱。
(六)文件封面(miàn)必須加蓋标明文件機密等級戳記。
(七)嚴禁使用舊信封和廢紙制作的信封，封口必須嚴密、完好(hǎo)、不得使用釘書機封口，需加封條的，封條應印有寄件單位名稱和加蓋有寄件單位名稱的密封章。
(八)信件重量超過(guò)500克需用繩子成(chéng)井字形捆牢。
(九)信封樣(yàng)式。
郵編：××××× 機密号：××× ×××省×××市 地址 單位名稱 ×××收 哈爾濱工業大學(xué)×××單位 |
(十)郵寄時(shí)間：每周一、三、五下午郵寄，必須當日上午11：30之前送交“文印室”。急件随時(shí)郵寄。
(十一)查詢：市機要局負責一年之内的郵件查詢，請各郵寄單位及時(shí)詢問對(duì)方郵件是否郵到，以便及時(shí)查詢(尤其畢業塵檔案更需注意超過(guò)一年之後(hòu)將(jiāng)無法查詢)。查詢方法：將(jiāng)文印室簽字手續或機要局郵寄單複印件(标明要查詢郵件)送到文印室即可。
(十二)郵寄費用：按照市機要局收費标準記帳，年終與各單位結算。
